Riktlinjer om integritetsskydd

Dataskyddsförordningen

Den 25 maj 2018 började den nya lagen om hur man behandlar personuppgifter att gälla. Lagen gäller inom hela EU och heter Dataskyddsförordningen. Läs mer om lagen på Datainspektionens hemsida här: www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/

Alla företag, organisationer och myndigheter måste anpassa sig efter lagen, även Västmanlands Ornitologiska Förening (VOF), och en viktig del är att informera om hur vi arbetar med dessa frågor. Därför får du denna information om våra riktlinjer för integritetsskydd som beskriver hur vi använder och skyddar dina uppgifter och vilka rättigheter du har.

Våra riktlinjer för integritetsskydd

VOF är till för alla som är intresserade av fåglar och natur och vill stödja vårt arbete med fågel- och naturskydd samt forskning. På VOFs hemsida kan du alltid läsa mer om vårt arbete, ta del av vår verksamhet, vi finns också på Facebook och Instagram där vi postar inlägg och berättar om pågående verksamhet.

Vilka personuppgifter hanterar vi?

Personuppgifter som lagen gäller är sådana som ensamt, eller tillsammans med en annan uppgift kan identifiera dig som specifik person. När du är medlem i VOF så ligger vissa av dina personuppgifter i våra register. Uppgifter som vi har om dig som medlem är: förnamn, efternamn, gatuadress, postnummer, ort, e-postadress och ev. telefonnummer.

Hur använder vi dina uppgifter?

Vi använder dina uppgifter för att be dig betala din medlemsavgift, skicka ut medlemstidning, skicka nyhets­brev via e-post och för att bokföra dina betalningar. Om du besöker oss på Facebook eller Instagram så sparar vi inga uppgifter alls om dig som besökare på dessa medier.
Vi behandlar personuppgifter på ett säkert sätt, och vi tillämpar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personlig information mot oavsiktlig eller olaglig radering, intrång, förändring samt obehörigt avslöjande eller åtkomst.

Vilken information lämnas till andra?

För att kunna leverera vår medlemstidning Fåglar i Västmanland till dig som medlem, skickas en fil med namn och adressuppgifter till vårt tryckeri, som även ansvarar för utskick av tidningen. Filen skickas till en så kallad säker FTP-server hos tryckeriet som kräver inloggning med användaridentitet och lösenord. Tillgång till dessa uppgifter har endast redaktören för medlemstidningen. Vi behandlar personuppgifter på ett säkert sätt, och vi tillämpar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personlig information mot oavsiktlig eller olaglig radering, intrång, förändring samt obehörigt avslöjande eller åtkomst.

Var lagras uppgifterna?

Vårt medlemsregister ligger online på en Microsoftserver och den är placerad i Amsterdam. Microsoft garanterar att all data stannar inom EU. Servern och hanteringen av vårt register säkras upp av leverantören som enligt lagen är ett personuppgiftsbiträde. Vi som ansvarar för dina uppgifter är personuppgiftsansvariga.  Vår hemsida innehåller en databas, och har du vid något tillfälle anmält dig till en aktivitet så finns dina uppgifter sparade där. Vanliga anmälningslistor raderas permanent när aktiviteten är genomförd. Vi har rutiner för uppdatering, gallring och radering av uppgifter. Alla uppgifter som sparas skall vara korrekta, vilket innebär att när vi fått veta att du t ex flyttat eller bytt namn, så ändras dina uppgifter i vårt system inom 72 timmar. Om du säger upp ditt medlemskap så sparas dina uppgifter i vårt system i 24 månader för statistikens skull. Fakturor i ditt namn sparas enligt bokföringslagen i 7 år. När uppgifter raderas ur våra register så sker en anonymisering, viss statistik ligger kvar för att vi skall kunna se hur många medlemmar vi haft vid en viss tidpunkt, men dessa uppgifter kan inte härledas till en person.

Vilken rättslig grund har vi?

Vi behandlar dina personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen artikel 6.1 f, ett berättigat intresse. För att du skall kunna vara medlem hos oss så behöver vi kunna spara uppgifter om dig.

Vilka rättigheter och val har du?

Som medlem har du rätt att när som helst se vilken information vi har sparat om dig, korrigera dina uppgifter eller begära radering av uppgifter. Vi kan inte radera uppgifter om dig som fortfarande är medlem. Har du frågor så kontakta ordförande eller sekreteraren.

Rutin för hantering av VOFs medlemsregister

VOF har ett medlemsregister av två anledningar:

För att veta vilka som är medlemmar i föreningen, dvs ha koll på vilka som betalar medlemsavgiften.
För att kunna hålla kontakt med föreningens medlemmar, t.ex. att skicka ut föreningens medlemstidning, skicka information, nyheter och påminnelser om möten, aktiviteter, evenemang och andra föreningsangelägenheter.
Medlemsregistret innehåller därför uppgifter om medlemmens namn och adress – och för de som valt det – även telefonnummer och e-postadress. Vi delar medlemsregistret med BirdLife Sverige och det är medlemsansvarig samt kassör i föreningen som har tillgång till medlemsregistret.

Cookies

Cookies (”kakor”) utgörs av små textfiler. Textfilerna innehåller data som lagras på besökarens dator. Till och från efterfrågar webbplatsen data från de cookies besökaren har lagrade på sin dator. Webbplatser använder kakor bl.a. i syfte att lagra inställningar för hur webbplatsen ska visas för besökaren. En annan vanlig användning av kakor är som ett led i att samla information om besökarnas beteende.

VOFs användning av kakor

VOF använder kakor för att förbättra användarvänligheten på webbplatsen, såsom att hålla reda på dina inmatade uppgifter vid ifyllandet av onlineformulär.

 

Vi använder två typer av kakor. Den ena typen är en varaktig kaka som sparar en fil under en längre tid på din dator. Den används bl.a. för funktioner som talar om vad som är nytt sedan användaren senast besökte den aktuella webbplatsen. Den andra typen av kakor kallas sessionscookies, och dessa har en giltighet endast under besöket på webbplatsen, för att exempelvis kunna ladda webbplatsen snabbare, ge oss statistik om hur många besökare vi har eller vad du har skrivit i ett onlineformulär.

 

Vi använder inte tredjepartskakor och inte heller kakor för marknadsföringsändamål.

Nyheter

#birdlifesverige

Västmanlands Ornitologiska Förening är en regionalförening under BirdLife Sverige. Vi samverkar globalt för fågelskyddet!

sv_SESwedish
sv_SESwedish