Riktlinjer om integritetsskydd

Dataskyddsförordningen

Den 25 maj 2018 började den nya lagen om hur man behandlar personuppgifter att gälla. Lagen gäller inom hela EU och heter Dataskyddsförordningen. Läs mer om lagen på Datainspektionens hemsida här: www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/

Alla företag, organisationer och myndigheter måste anpassa sig efter lagen, även Västmanlands Ornitologiska Förening (VOF), och en viktig del är att informera om hur vi arbetar med dessa frågor. Därför får du denna information om våra riktlinjer för integritetsskydd som beskriver hur vi använder och skyddar dina uppgifter och vilka rättigheter du har.

VOFs riktlinjer för integritetsskydd

VOF är till för alla som är intresserade av fåglar och natur och vill stödja vårt arbete med fågel- och naturskydd samt forskning. På VOFs hemsida kan du alltid läsa mer om vårt arbete, ta del av vår verksamhet, vi finns också på Facebook och Instagram där vi postar inlägg och berättar om pågående verksamhet.

Vilka personuppgifter hanterar vi?

Personuppgifter som lagen gäller är sådana som ensamt, eller tillsammans med en annan uppgift kan identifiera dig som specifik person. När du är medlem i VOF så ligger vissa av dina personuppgifter i våra register. Uppgifter som vi har om dig som medlem är: förnamn, efternamn, gatuadress, postnummer, ort, e-postadress och ev. telefonnummer.

Hur använder vi dina uppgifter?

Vi använder dina uppgifter för att be dig betala din medlemsavgift, skicka ut medlemstidning, skicka nyhets­brev via e-post och för att bokföra dina betalningar. Om du besöker oss på Facebook eller Instagram så sparar vi inga uppgifter alls om dig som besökare på dessa medier.
Vi behandlar personuppgifter på ett säkert sätt, och vi tillämpar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personlig information mot oavsiktlig eller olaglig radering, intrång, förändring samt obehörigt avslöjande eller åtkomst.

Vilken information lämnas till andra?

För att kunna leverera vår medlemstidning Fåglar i Västmanland till dig som medlem, skickas en fil med namn och adressuppgifter till vårt tryckeri, som även ansvarar för utskick av tidningen. Filen skickas till en så kallad säker FTP-server hos tryckeriet som kräver inloggning med användaridentitet och lösenord. Tillgång till dessa uppgifter har endast redaktören för medlemstidningen. Vi behandlar personuppgifter på ett säkert sätt, och vi tillämpar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personlig information mot oavsiktlig eller olaglig radering, intrång, förändring samt obehörigt avslöjande eller åtkomst.

Var lagras uppgifterna?

Medlemsregistret finns digitalt lagrat i en Microsoft Excel databas på en privat dator hos den som av styrelsen är utsedd att ha ansvar för medlemsregistret. En kopia finns på en server hos DropBox som är skyddad för inloggning med användaridentitet och lösenord. Behörighet till medlemsregistret på DropBox har vår medlemsansvarige, vår ordförande och vår sekreterare samt IT-ansvarig.

Vilken rättslig grund har vi?

Vi behandlar dina personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen artikel 6.1 f, ett berättigat intresse. För att du skall kunna vara medlem hos oss så behöver vi kunna spara uppgifter om dig.

Vilka rättigheter och val har du?

Som medlem har du rätt att när som helst se vilken information vi har sparat om dig, korrigera dina uppgifter eller begära radering av uppgifter. Vi kan inte radera uppgifter om dig som fortfarande är medlem. Har du frågor så kontakta ordförande eller sekreteraren.

Rutin för hantering av VOFs medlemsregister

VOF har ett medlemsregister av två anledningar:

För att veta vilka som är medlemmar i föreningen, dvs ha koll på vilka som betalar medlemsavgiften.
För att kunna hålla kontakt med föreningens medlemmar, t.ex. att skicka ut föreningens medlemstidning, skicka information, nyheter och påminnelser om möten, aktiviteter, evenemang och andra föreningsangelägenheter.
Medlemsregistret innehåller därför uppgifter om medlemmens namn och adress – och för de som valt det – även telefonnummer och e-postadress. Medlemsregistret finns digitalt lagrat i en Microsoft Excel databas på en privat dator hos den som av styrelsen är utsedd att ha ansvar för medlemsregistret. Den ansvariga tar en kopia av registret minst tre gånger per år – i februari, juni och december. Kopian lagras på VOFs digitala arkiv på DropBox.

VOFs digitala arkiv på DropBox hanteras av vår sekreterare och tillgång till medlemsregistret på DropBox har enbart vår medlemsansvariga, ordförande och sekreterare samt IT-ansvarig.

VOF lagrar en kopia av medlemsregistret som en säkerhetsåtgärd för att VOF, i fall originalet av någon anledning skulle gå förlorat, ska kunna återställa medlemsregistret via kopian. Den digitala kopian av medlemsregistret sparas på det digitala arkivet i tre (3) år.

Cookies

När du besöker VOFs hemsida sparar vi information på din dator, en så kallad cookie, för att ditt besök ska bli smidigare och för att vi skall kunna se statistik om hur många besökare vi har haft. Inga personuppgifter sparas i statistiken.